IFSP publica IN que regulamenta o uso da plataforma Google

O IFSP publicou, no dia 29 de agosto, a Instrução Normativa n. º10/2022, que regulamenta o uso das plataformas de produtividade no Instituto e normatiza as regras para uso, criação, administração, e exclusão de contas de acesso à plataforma Google. A IN indica quais as ferramentas Google estarão disponíveis para os membros da comunidade interna do IFSP, as permissões de acesso, regras de uso específicas da Instituição e demais situações que envolvam a plataforma. 

O Documento, redigido e discutido em reunião do Comitê de Governança Digital do IFSP, surge no contexto da nova política de armazenamento de dados da plataforma Google, que restringiu o espaço de armazenamento máximo permitido e compartilhado por todos os usuários, em 100 TB. Diante desse cenário, o IFSP elaborou uma política de uso própria em relação à plataforma, visando à continuidade dos serviços críticos à Instituição, em especial o e-mail para servidores e alunos e o espaço de armazenamento dos drives compartilhados no Google Drive. 

De acordo com o Pró-Reitor de Planejamento de Desenvolvimento Institucional, Bruno Luz, a Instrução Normativa busca regular algumas situações que podem acabar saindo do controle e prejudicando a Instituição como um todo, principalmente no que diz respeito ao exclusivo uso dos serviços para fins institucionais. “Dessa forma, conseguimos melhorar os serviços entregues e ter foco nas demandas prioritárias da Instituição”, contou. 

Para o diretor de Tecnologia da Informação, Leonardo Menzani Silva, a medida colabora no regramento interno da Instituição, dirimindo dúvidas, estabelecendo responsabilidades e características de uso para as equipes responsáveis pela manutenção das ferramentas e para seus usuários, permitindo assim o melhor aproveitamento dos recursos públicos associados ao uso de modernas tecnologias no dia a dia da Instituição. 

Confira os elementos mais importantes dessa política no que diz respeito aos usuários: 

- Conforme orientações da empresa em relação ao armazenamento disponível para a Instituição, não há previsão de espaço individual para usuários, sejam servidores ou alunos. O espaço reservado à Instituição será destinado apenas à manutenção do e-mail dos alunos e servidores (não havendo cota individual nesse sentido, para sua plena utilização) e para os espaços de armazenamento compartilhados no Google Drive (ex: Drive Compartilhado dos setores). 

- Considerando as características técnicas da plataforma, o espaço individual de trabalho deverá ser considerado transitório, de forma que documentos e arquivos podem ser criados no espaço individual, mas devem ser movidos para o espaço de armazenamento compartilhado no Google Drive. dessa forma, o espaço individual não deverá ter arquivos armazenados de maneira permanente ou por períodos superiores a um mês. 

- Os usuários devem migrar seus conteúdos de interesse pessoal constantes em espaço individual no Google Drive para outros destinos (como o Microsoft One Drive, ainda disponível para a Instituição) ou outras ferramentas que julguem adequadas até o dia 2 de outubro de 2022. Após esse prazo, os dados serão excluídos, iniciando as atividades pelas contas com maior utilização de armazenamento individual, conforme relatórios emitidos pelas ferramentas de gestão de espaço de armazenamento da própria Google. 

- O conteúdo do drive individual que seja de interesse institucional deve ser movido para o Drive Compartilhado do setor, cuja criação pode ser solicitada por e-mail enviado ao suporte@ifsp.edu.br pela respectiva chefia imediata atual do setor, conforme orientação constante na Política Interna de Uso da Plataforma. 

O IFSP está em contato com a empresa, informando-a sobre a realidade dos alunos, sua missão institucional e a situação geral, tanto orçamentária quanto em relação à infraestrutura do Instituto, inclusive com seu número de alunos. A Diretoria de Tecnologia da Informação informou que aguarda atualizações da Google a respeito de caminhos alternativos à situação imposta, de maneira a expandir a capacidade de armazenamento destinada ao IFSP, e que manterá a comunidade atualizada conforme o recebimento de atualizações por parte da empresa. 

Existe um FAQ disponível a respeito da utilização da plataforma Google pelo IFSP, atualizado com novas informações e situações em: https://www.ifsp.edu.br/google.